Home » Management System – Mngmt system & Improvement

Category Archives: Management System – Mngmt system & Improvement

Tata Kelola IT dengan menggunakan Frame Work COBIT

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya dengan judul Tata Kelola TI – Sebuah Konsep Pengelolaan TI yang bersinergi dengan Tata Kelola Perusahaan.  Dimana pada tulisan tersebut Kami membahas mengenai  Perlunya pengelolaan Teknologi Informasi, dimana sering kita mendengar istilah Tata Kelola IT (IT Governance).  Tata Kelola TI merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance). Teknologi Informasi (TI) adalah faktor penting dalam meraih sukses di era ekonomi informasi ini.

Pada pembahasan kali ini Kami akan membahas mengenai spesifik dari Frame Work COBIT.COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) merupakan standar Tata Kelola TI yang dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI), yaitu sebuah organisasi yang melakukan studi tentang model Tata Kelola TI yang berbasis di Amerika Serikat. Berbeda dengan standar-standar Tata Kelola TI lainnya, COBIT mempunyai cakupan yang lebih luas, komprehensif, dan mendalam dalam melihat proses pengelolaan TI.

COBIT memungkinkan perusahaan mengembangkan kebijakan yang jelas dan praktek-praktek terbaik (best practices) untuk pengendalian TI. COBIT dirancang sebagai tool Tata Kelola TI guna membantu managemen dalam mengelola dan memahami resiko-resiko bisnis dan keuntungan-keuntungan yang berhubungan dengan informasi dan TI terkait. Dalam mendukung Tata Kelola TI, COBIT menyediakan kerangka kerja yang memastikan bahwa TI telah diselaraskan dengan bisnis, sumberdaya TI telah digunakan secara bertanggungjawab, dan resiko-resiko TI ditangani dengan tepat.

Pada dasarnya struktur COBIT terdiri dari ringkasan eksekutif (executive summary), kerangka kerja (framework) berorientasi bisnis yang mencakup seluruh aktifitas TI, pedoman manajemen (management guidelines), sasaran pengendalian rinci (detailed control objectives), pedoman audit (audit guidelines), dan kumpulan alat implementasi (implementation tool set).

Prinsip Dasar Kerangka Kerja COBIT

Kerangka kerja COBIT merupakan kumpulan praktek-praktek terbaik (best practices) dan bersifat generik, digunakan sebagai acuan dalam menentukan sasaran kendali (control objectives) dan proses-proses TI  yang diperlukan dalam pengelolaan TI.

(more…)

RACI Chart ,suatu metode mengelola pekerjaan team dengan mudah

Sering kali dalam setiap pekerjaan terutama dalam team, kita sering mendengar kata – kata  keluhan dari rekan kerja seperit :

  • “Semua orang melakukan pekerjaan yang sama , dan pada saat diminta pertanggung jawaban sering kali, maaf ini bukan tanggung jawab saya “
  • “Memang saya yang bertangung jawab terhadap dokkume ini, tetapi saya tidak mempunyai otorisasi untuk menyelesaikan sampai tuntas”
  • “Proses persetujuan atas dokumen yang lama, dimana disebabkan karena kekawatiran orang / atasan akan pertanggung jawaban dokumen tersebut, sehingga berakibat proses yang lama”
Permasalahan-permasalahan yang sering kita baca diatas, sebenarnya bisa kita atasi, jika kita memahami bagaimana mengelola proyek dan memahami mengenai peran dan tanggung jawab dari masing-masing team.
Ada suatu metode yang sudah banyak digunakan untuk menanggulangi masalah ini, yaitu salah satunya melakukan pendekatan dengan metode matriks RACI Chart. Matriks penugasan tanggung jawab (responsibility assignment matrix, RAM), atau lebih dikenal dengan istilah RACI, adalah matriks yang menggambarkan peran berbagai pihak dalam penyelesaian suatu pekerjaan dalam suatu proyek atau proses bisnis. Matriks ini terutama bermanfaat dalam menjelaskan peran dan tanggung jawab antarbagian di dalam suatu proyek atau proses. RACI merupakan akronim dari empat peran yang paling sering dicantumkan dalam matriks ini, yaitu Responsible, Accountable, Consulted and Informed.
(more…)

“KAIZEN” suatu metode perbaikan berkesinambungan

kaizenArtikel ini saya coba rangkum berdasarkan beberapa pertanyaan yang terkadang muncul dari peserta training improvement baik yang dilakukan pada organisasi perusahaan swasta, seperti QCC (Quality Control Circle), QCP (Quality Control Project), SS ( Suggestion System), PPS (Practical Problem solving) maupun diinstansi pemerintah (sering disebut GKM = Gugus Kendali Mutu), mengenai konsep dari Kaizen (sering dibaca Kaizeng),

Istilah Kaizen pertama kali dikeluarkan oleh  Toshiro Yamada, seorang pensiunan profesor di Faculty of Engineering di Universitas Kyoto, kembali dari Amerika Serikat untuk meninjau kembali beberapa perusahaan di Dearborn, Michigan menyatakan, “Tahukah anda bahwa pabrik itu tetap sama seperti 25 tahun yang lalu”. ia heran ketika menemukan bahwa pabrik-pabrik masih mempergunakan ban berjalan, dan bahwa  baik karyawan maupun pengunjung harus berjalan melangkahi ban berjalan atau berjalan dengan membungkukkan badan di bawahnya, membuktikan bahwa tidak ada tindakan pengamanan. Salah seorang anggota berkata “Bila mereka tidak memperhatikan keselamatan karyawan maka di sana tidak ada manajemen”.

 Di Jepang modern jarang dijumpai ban berjalan. Bila masih dipergunakan juga, maka ban berjalan dirancang sedemikian rupa sehingga seseorang tidak perlu berjalan melangkahi ataupun berjalan dengan membungkukkan badan dibawahnya. Walaupun demikian Yamada juga mengatakan bahwa sarana di Universitas Barat dan di Lembaga Riset lebih maju keadaannya, dan bahwa proyek riset barat kaya akan daya cipta dan kreativitas. (more…)

Mengetahui mengenai Feasibility Study – Study Kelayakan

Seringkali kita mendengar istilah studi kelayakan atau istilah trendnya adalah “Feasibilty Study”/ FS. Dari rekan-rekan mungkin ingin bertanya, seperti apa sih Feasibitly study dan bagaimana kita membuat/ menyusun FS, agar si pembaca bisa mengerti apa yang akan kita ajukan, bicara FS umumnya kita lebih banyak bicara mengenai proyek/ bisnis.

Feasibility Study (FS) adalah sebuah studi yang bertujuan untuk menilai kelayakan implementasi sebuah bisnis, sedangkan aspek-aspek yang dianalisa dalam FS adalah aspek-aspek sebagai berikut:

  1. Financial Benefit, meliputi keuntungan untuk perusahaan tersebut
  2. Macro Economic Benefit
  3. Social Benefit, manfaat yang diterima oleh masyarakat berkaitan dengan proyek tersebut.

Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi intensitas daripada FS adalah jumlah dana yang diinvestasikan, ketidakpastian pada level bisnis yang bersangkutan dan kompleksitas-kompleksitas yang memengaruhi bisnis tersebut. (more…)

Pengendalian internal COSO dan CoCo

bambang suhartono, bambang,coso,coco Kebetulan hari ini saya coba mendengarkan presentasi mengenai proses pengendalian terkait dengan proses yang berjalan pada suatu organisasi, banyak sekali organisasi/institusi yang melakukan standarisasi untuk proses assesment/ audit. Kali ini saya coba membahas mengenai peranan pengendalian internal antara COSO dan COCO.

KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL COSO
Kerngka kerja pengendalian internal yang di keluarkan oleh COSO menguraikan lima komponen pengendalian internal yang dirancang dan diimplementasikan oleh manajemen untuk memberikan kepastian yang layak bahwa tujuan pengendaliannya akan tercapai.

(more…)

KPI (Key Performance Indiktaor), suatu alternatif penilaiaan kinerja personal & Organisasi

Nama atau Jenis KPI : Skor Kepuasan Karyawan (Employee Satisfaction Score)

Definisi KPI :
Mengukur rata-rata skor kepuasan karyawan.

Satuan pengukuran KPI : Angka
Frekuensi Pengukuran : Tahunan
Tipe KPI : Maximize – makin tinggi angkanya, makin bagus

Formula Perhitungan :
Skor kepuasan ini dilakukan dengan mendistribusikan kuesioner kepada sampel karyawan (misal 20 % dari total jumlah karyawan). Dalam kuesioner ini biasanya ditanyakan sejumlah hal mengenai aspek yang mempengaruhi kepuasan karyawan; misal aspek lingkungan kerja, aspek hubungan antar karyawan, aspek kebijakan karir dan remunerasi, ataupun aspek kebanggan terhadap organisasi/perusahaan.

Dalam setiap pertanyaan itu, terdapat rentang skala jawaban dari 1 – 5, dimana 1 = sangat tidak puas dan 5 = sangat puas. Misal, ada responden yang menjawab 4, ada yang 3, ada juga yang 5 dan 2. Kemudian jawaban dari semua responden ini di-rata-rata (average). Misal hasil rata-rata dari jawaban semua responden : 3,4 atau 4,0 atau 2,5 – tergantung dari tingkat kepuasan rata-rata karyawan di perusahaan yang bersangkutan.

Pengelolaan kinerja pegawai secara efektif merupakan salah satu faktor kunci untuk meningkatkan kinerja bisnis perusahaan. Dalam hal ini, pengelolaan kinerja yang efektif mencakup proses pegawai secara obyektif melalui serangkaian indikator kinerja yang tepat. Melalui metode pemilihan KEY PERFORMANCE INDICATORS, diharapkan proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan optimal, obyektif dan memberikan kontribusi positif bagi kinerja bisnis perusahaan.

  (more…)

Copy Protected by Chetans WP-Copyprotect.