Sering kali dalam setiap pekerjaan terutama dalam team, kita sering mendengar kata – kata keluhan dari rekan kerja seperit :
- “Semua orang melakukan pekerjaan yang sama , dan pada saat diminta pertanggung jawaban sering kali, maaf ini bukan tanggung jawab saya “
- “Memang saya yang bertangung jawab terhadap dokkume ini, tetapi saya tidak mempunyai otorisasi untuk menyelesaikan sampai tuntas”
- “Proses persetujuan atas dokumen yang lama, dimana disebabkan karena kekawatiran orang / atasan akan pertanggung jawaban dokumen tersebut, sehingga berakibat proses yang lama”
Permasalahan-permasalahan yang sering kita baca diatas, sebenarnya bisa kita atasi, jika kita memahami bagaimana mengelola proyek dan memahami mengenai peran dan tanggung jawab dari masing-masing team.
Ada suatu metode yang sudah banyak digunakan untuk menanggulangi masalah ini, yaitu salah satunya melakukan pendekatan dengan metode matriks RACI Chart. Matriks penugasan tanggung jawab (responsibility assignment matrix, RAM), atau lebih dikenal dengan istilah RACI, adalah matriks yang menggambarkan peran berbagai pihak dalam penyelesaian suatu pekerjaan dalam suatu proyek atau proses bisnis. Matriks ini terutama bermanfaat dalam menjelaskan peran dan tanggung jawab antarbagian di dalam suatu proyek atau proses. RACI merupakan akronim dari empat peran yang paling sering dicantumkan dalam matriks ini, yaitu Responsible, Accountable, Consulted and Informed.
Adapaun definisi dan kegunaan dari RACI adalah sebagai berikut :
Definisi dan singkatan RACI
•Responsible: orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan
•Accountable: orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara
•Consulted: orang yang diperlukan umpan balik atau sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut
•Informed: orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakanKegunaan RACI ini untuk organisasi yang kita kelola adalah:
• Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan tertentu atau departemen
• Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan
• Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab
• Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab proyek
• Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi kerja yang lebih baik
• Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi
• Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasiSemoga dengan sharing ini bisa bermanfaat, khususnya bagi rekan-rekan yang ingin menjalankan proyek agar bisa lancar dan mudah mengelola serta mengontrolnya.
•Responsible: orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan
•Accountable: orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara
•Consulted: orang yang diperlukan umpan balik atau sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut
•Informed: orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakanKegunaan RACI ini untuk organisasi yang kita kelola adalah:
• Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan tertentu atau departemen
• Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan
• Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab
• Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab proyek
• Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi kerja yang lebih baik
• Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi
• Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasiSemoga dengan sharing ini bisa bermanfaat, khususnya bagi rekan-rekan yang ingin menjalankan proyek agar bisa lancar dan mudah mengelola serta mengontrolnya.