Menarik jika mendengar suatu Perusahaan yang sudah besar, tetapi dengan organisasi IT yang secara jumlah man powernya pun cukup besar akan tetapi konsep pengelolaan organisasi IT nya belum merujuk kepada kaida-kaidah pengelolaan yang benar. Yang Saya maksud kaidah dalam hal ini adalah pengelolaan berdasarkan pendekatan “Best Practise” serta standard yang sudah ada dan banyak diterapkan pada organisasi IT lainnya dan efektif dalam membantu perusahaan untuk meningkat strategi secara menyeluruh . Diskusi ini terjadi ketika Saya mendapatkan beberapa pertanyaan dan dari beberapa teman-teman pada suatu perusahaan baik dari latar belakang non IT maupun dari latar belakang IT sendiri , seperti :

1. Bagaimana mengelola organisasi IT yang benar dan Metode apa yang harus digunakan, agar organisasi IT bisa sejalan dengan kegiatan bisnis Perusahaan ?
2. Bagaimana agar organisasi IT Saya tidak hanya sebagai supporting, akan tetapi sebagai mitra/ partner dalam membangun bisnsis ?
3. Bagaimana jika pengelolaan IT dalam suatu group perusahaan yang baik, karena selama ini masing-masing perusahaan/ divisi pada perusahaan tersebut mempunyai organisasi IT sendiri-sendiri ?

Berdasarkan pengalaman Saya dalam membangun organisasi IT maupun berdasarkan diskusi maupun benchmarking ke beberapa perusahaan yang Saya melihatnya cukup besar dan pengelolaan IT nya sudah baik, beberapa pertanyaan tersebut akan Saya coba jelaskan satu persatu.

#1. Bagaimana mengelola organisasi IT yang benar dan Metode apa yang harus digunakan, agar organisasi IT bisa sejalan dengan kegiatan bisnis Perusahaan ?

Dalam mengelola Organisasi IT yang benar, yang perlu diperhatikan adalah bahwa pertama harus ada jiwa kepemimpinan dalam memimpin organisasi tersebut. Karena seperti yang kita ketahui bahwa dalam mengelola IT, tidak hanya kita bicara mengelola mesin yang berhubungan dengan IT akan tetapi juga kita bicara bagaimana mengelola orang. Karena orang yang terlibat dalam organsiasi IT sendiri merupakan team yang perlu juga perhatian khusus. Perhatian ini tidak hanya berbicara mengenai gaji, karir, akan tetapi kemampuan/ skill mereka yang perlu ditambah dalam bentuk perencanaan training/ pelatihan yang perlu diambil oleh masing-masing karyawan. Beberapa perhatian yang harus diperhatikan tadi sebagai dasar untuk menjaga/ retain agar karyawan kita tetap menjadi bagian dari team yang utuh dan solid terutama dalam membangun organisasi IT. Selain dari faktor pendekatan internal, pendekatan secara eksternal terutama yang berkaitan dengan kepemimpinan adalah mampu untuk bersosialisasi dengan bagian/ Department lainnya. Karena Bagian/ Department yang ada pada satu perusahaan, juga sebagai ujung tombak keberhasilan dari organisasi IT tersebut, karena tanpa dukungan dari bagian/ department yang ada, segala implementasi IT yang dilakukan di Perusahaan tidak akan berjalan lancar,s sesuai harapan organisasi. Selain dari internal perusahaan, dari sisi eksternal perusahaan pun juga perlu adanya perhatian khusus, terutama dalam menjalin kerjasama/ partnership dengan para vendor/ supplier. Karena jangan sampai karena tidak ada kerjasama yang berjalan baik, kita tidak bisa didukung oleh pihak luar (vendor/ supplier). Berdasarkan beberapa pengelaman, banyak sekali team IT pada saat terjepit (sebagai contoh, perangkat server/ router mati, sedangkan di IT sendiri tidak ada backup dan esok sudah harus digunakan oleh seluruh karyawan/ customer), maka mau tidak mau, kemampuan leadership ini yang harus diuji, terutama dalam bagaimana melakukan pendekatan/ melobi pihak vendor/ supplier untuk bisa membantu meminjamkan sementara perangkat yang ada (sebagai pengganti sementara) dari perangkat yang rusak, sehingga layanan IT tetap bisa berjalan (tanpa ada gangguan).

Selain dari pendekatan Orang, yang perlu diperhatikan lainnya adalah Metodologi yang digunakan. Kenapa Metodologi ? Karena metodologi inilah sebagai panduan/ guidance Dasar-dasar untuk pengelolaan IT yang benar. Dari metodologi yang adalah kita bisa banyak menggunakan panduan maupun tools yang tepat sehingga efektifitas maupun keakuratan data bisa berjalan lancar. Sebagai contoh, misalkan pendekatan SDLC (System Development Life Cycle), dimana pendekatan ini digunakan oleh Team IT untuk mengembangkan sistem aplikasi di perusahaan, maupun metodologi COBIT, (Control Objective for Information and Related Technology), yaitu suatu dokumentasi   best practice untuk pengelolaan teknologi informasi yang dapat membantu pihak manajemen dan pengelola teknologi informasi untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan teknis. Masih banyak lagi metodologi yang berkaitan dengan pengelolaan IT agar organsiasi IT bisa menjadi lebih baik (efektif, efisian dan professional).

(more…)